Giriş kartını çaldıran veya kaybeden personelin bağlı olduğu kurum veya kuruluş durumu derhal mesai saatleri içinde HEAŞ Güvenlik Müdürlüğü’ne mesai saatleri haricinde ise Emniyet Nöbetçi Amirliği’ne daha sonrasında ise en geç 24 saat içerisinde resmi yazı ile HEAŞ’ a bildirmek zorundadır. Böyle bir durumda mesai saatleri içerisinde kayıp kart bilgisi alan HEAŞ Kart İşlemleri Bölümü söz konusu kartı kullanıma kapatacaktır. Eğer kayıp kart olayı mesai saatleri haricinde olmuş ise Emniyet Nöbetçi Amirliği kayıp kart bilgisini CCTV ye iletecek ve kayıp kartın sistem üzerinde kullanıp kullanılmadığı emniyet birimlerince takip edilecektir Belirtilen sürede yazılı müracaat ile bildirim yapmayan kuruma Cezai Müeyyideler Metni gereği para cezası uygulanır.

Yeni kart talep ediliyor ise;
Aşağıdaki Kayıp Kart Müracaatı evrakları tek nüsha hazırlanır ve HEAŞ Kart İşleri birimine teslim edilir.

Kurs-1 Güvenlik Bilinci Eğitim süresi biten personel için kayıp kart müracaatı yapılamaz. Personel öncelikle Kurs-1 Güvenlik Bilinci Eğitim tazelemesi yapmalıdır. 

1. Kayıp Kart Müracaat Yazısı
2. Daimi Giriş Kartı Talep Formu (Kart Müracaat Programından alınır)

Yeni kart talep edilmiyor ise;
Kayıp Kart Bildirim Yazısı hazırlanır. Önce  HEAŞ Hasılat şefliğine onaylatılan evrak firma personeli tarafından HEAŞ Kart İşlemleri ofisine teslim edilir.

Not: Ücretlendirmede HEAŞ/Hasılat Şefliği ile cari çalışan kurumlar ilgili evrakı direk HEAŞ Kart İşlemleri ofisine teslim eder.